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Datenschutz

Hinweise zur Datenverarbeitung (Datenschutzerklärung)

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:
Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH
Kapfweg 21
88605 Meßkirch
Deutschland

Datenschutzbeauftragter:
Der Datenschutzstelle ist unter der oben genannten Anschrift sowie per E-Mail unter
privacy@one-office.net erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

Im Rahmen der Beauftragung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogenen Daten:

  • Anrede, Vor- und Nachname

  • gültige E-Mail-Adresse

  • Anschrift

  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)

  • unternehmensbezogene und abrechnungsrelevante Informationen

  • buchhaltungs- und ablagebezogene Daten, soweit diese für die vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich sind

Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Identifikation des Vertragspartners

  • Durchführung kaufmännischer und administrativer Dienstleistungen

  • Digitale Posteingangsverarbeitung und Ablage

  • Finanzbuchhaltungsleistungen im Rahmen der zulässigen Buchungsleistungen

  • Kommunikation mit Mandanten

  • Abrechnung und Rechnungsstellung

  • Betrieb und Sicherheit der digitalen Infrastruktur

  • Betrieb der Internetpräsenz über technische Dienstleister

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Mandatierung erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend gelöscht.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, sofern:

  • gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen (z. B. aus HGB oder AO), oder

  • eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich, sofern dies zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

  • Finanzbehörden

  • Steuerberater der Mandantschaft (z. B. im Rahmen von DATEV-Übergaben)

  • öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben

  • technische Dienstleister (z. B. Hosting, Cloud-Dienste)

Die Weitergabe erfolgt stets zweckgebunden und im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften.

4. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

  • gemäß Art. 15 DSGVO, Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 16 DSGVO, Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 17 DSGVO, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 18 DSGVO, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen

  • gemäß Art. 20 DSGVO, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten

  • gemäß Art. 77 DSGVO, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an:
privacy@one-office.net

Privacy Notice

Information on data processing (privacy policy)
1. Controller and data protection officer

This privacy policy applies to data processing by:

Controller:
Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH
Kapfweg 21
88605 Meßkirch
Germany

Data protection officer:
The data protection officer can be contacted at the above address and by email at
privacy@one-office.net.

2. Collection and storage of personal data and type and purpose of use

Within the scope of the order, we process the following personal data in particular:

Title, first and last name

Valid email address

Address

Telephone number (landline and/or mobile)

Company-related and billing-related information

Accounting and filing-related data, insofar as this is necessary for the contractually agreed services

This data is collected and processed for the following purposes:

Identification of the contractual partner

Performance of commercial and administrative services

Digital mail processing and filing

Financial accounting services within the scope of permissible accounting services

Communication with clients

Billing and invoicing

Operation and security of the digital infrastructure

Operation of the website via technical service providers

Data processing is carried out on the basis of Art. 6 (1) lit. b GDPR for the fulfillment of the contractual relationship and on the basis of Art. 6 (1) lit. c GDPR for the fulfillment of legal obligations.

Storage period

The personal data collected within the scope of the mandate will be stored until the expiry of the statutory retention periods and then deleted.

Longer storage will only take place if:

statutory retention or documentation obligations exist (e.g. under the German Commercial Code (HGB) or Fiscal Code (AO)), or

express consent has been given in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR.

3. Disclosure of data to third parties

Personal data will only be transferred to third parties if this is necessary for the performance of the contract or to fulfill legal obligations.

Recipients may include, in particular:

Tax authorities

Tax advisors of clients (e.g., in the context of DATEV transfers)

Public authorities, if required by law

Technical service providers (e.g., hosting, cloud services)

The transfer is always carried out for a specific purpose and within the framework of the applicable data protection regulations.

4. Rights of data subjects

You have the right:

pursuant to Art. 7 (3) GDPR, to revoke your consent at any time

pursuant to Art. 15 GDPR, to request information about your processed personal data

pursuant to Art. 16 GDPR, to request the correction of inaccurate or incomplete data

pursuant to Art. 17 GDPR, to request the deletion of your personal data

pursuant to Art. 18 GDPR, to request the restriction of processing

pursuant to Art. 20 GDPR, to receive your data in a structured, commonly used, and machine-readable format

pursuant to Art. 77 GDPR, to lodge a complaint with a data protection supervisory authority

5. Right to object

If your personal data is processed on the basis of Art. 6 (1) lit. f GDPR, you have the right to object to the processing pursuant to Art. 21 GDPR.

To exercise your rights, simply send an email to:
privacy@one-office.net


office@one-office.net

Impressum

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Y-ONE LIGHT OFFICE GmbH
Geschäftsstelle Meßkirch
Grabenstraße 2
88605 Meßkirch
Deutschland

E-Mail:
office@one-office.net

Vertreten durch

Thorsten Morgenstern
Geschäftsführer

Registereintrag

Handelsregister: Amtsgericht Ulm
Registernummer: HRB 742178

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4. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

  • gemäß Art. 15 DSGVO, Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 16 DSGVO, Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 17 DSGVO, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen

  • gemäß Art. 18 DSGVO, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen

  • gemäß Art. 20 DSGVO, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten

  • gemäß Art. 77 DSGVO, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

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4. Rights of the persons concerned

You have the right:

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5. Right to object

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